אירועי קהילה פיזיים (או כמו שאנחנו אוהבות לקרוא להם, אירועי אונלייף) הם חלק חשוב ובלתי נפרד ביצירת קהילה בריאה עם מעורבות משמעותית.
אחרי הבלוג הקודם שלנו בנושא, שהכיל את הצ'ק ליסט לאירוע קהילתי מושלם והתרכז ב-"איך", החלטנו להתרכז הפעם ב-"למה". הבלוגפוסט הבא מבוסס על בלוג של ריצ'רד מילינגטון (שהיה גם דובר מרכזי בריטריט מנהלי הקהילות שלנו בשנה שעברה) והוא עוסק בשאלה החשובה ביותר שעלינו לשאול את עצמנו לפני שאנחנו מתכננים אירוע קהילה: האם האירוע משרת את האסטרטגיה הרחבה של הקהילה?
בואו נתחיל.
תכנון של אירוע קהילה הוא דבר לא פשוט. יש לא מעט עניינים לוגיסטיים שצריך לקחת בחשבון, והרבה זמן ומשאבים נדרשים מאיתנו לפני, תוך כדי ואחרי. אז אם כבר מתבזבזת כל כך הרבה אנרגיה, חשוב שהאירוע ישרת את המטרות של הקהילה שלנו, ויתכתב עם האסטרטגיה הרחבה שלה, ולא רק "יחבר בין חברי וחברות הקהילה", או "יאפשר מרחב למינגלינג והיכרות". המטרות האלה אמנם חשובות, אבל לא די בהן וקשה למדוד את האימפקט שלהן.
כדי לתכנן אירוע שמתכתב עם המטרות האסטרטגיות של הקהילה באמת, המטרות צריכות להיות לנגד עינינו כבר מהשלבים הראשונים של תכנון האירוע. למעשה, הן אלה שצריכות להניע אותנו מלכתחילה, וכל שלב או פרט באירוע צריך "לדבר" ולתקשר אותן.
אז, אילו מטרות אסטרטגיות נוכל להשיג באמצעות אירוע קהילה, ואיך נעשה את זה בפועל?
- משיכה של קהלים חדשים – אירועי קהילה הם דרך מצוינת להגיע לקהלים חדשים, ולפעמים קהילות אף נולדות מתוך אירועים (או מתוך ריטריט קהילתי, מי כמונו יודעות?). איך נעשה את זה בפועל? נציע לחברי הקהילה להביא אורח או חבר נוסף, ״+1״ בחינם, נבקש מהדובר/ת לפרסם את האירוע בנכסים הדיגיטליים שלהם, נבחר בנושא רחב יחסית כדי שיותאם לקהלים שונים, או שנתרכז בנושא שמותאם לקהל היעד אותו נרצה למשוך.
- הגדלת המעורבות – אם מטרת האירוע היא למשוך את המשתתפים אל הפלטפורמה הדיגיטלית בה נמצאת הקהילה. איך נעשה את זה בפועל? יש מספר דרכים בהן נוכל לעשות זאת. למשל: להקרין את האירוע הפיזי בלייב לקהילה, להתייעץ עם חברי הקהילה לפני האירוע בנוגע לזמן או לתכנים, לכתוב פוסט סיכום של האירוע או ליצור שיח בקהילה שהוא מעין "פולואפ" לאירוע ועוד.
- הענקת ידע וערך – ברוב המקרים האירוע הוא גם פלטפורמה דרכה נוכל להפיץ ידע בתחום מסוים. איך נעשה את זה בפועל? כדי לעשות זאת בצורה הטובה ביותר, נדברר את המסרים הללו כבר משלב ההזמנה לאירוע, נבחר דובר מתוך הקהילה או מחוצה לה שנחשב למומחה בתחום, ונדאג שכל הרצאה תכלול מסרים ברורים אותם נרצה שחברי הקהילה יקחו הלאה.
- יצירת תחושת קהילתיות – אירועי אופליין הם דרך מצוינת לגרום לתחושת מחוברות ולכידות בין חברי הקהילה, ולחזק ריטואלים ומסורות קהילתיות. איך נעשה את זה בפועל? נוכל להגביר את תחושת הקהילתיות באירוע באמצעות סוואג ומיתוג ייחודי שמדבר את ערכי הקהילה, שימוש בריטואלים, ויצירת שיח אינטימי שמחזק את תחושת האמון והקרבה בין המשתתפים.
- יצירת חיבור רגשי לקהילה (ו/או למותג) – זו אולי המטרה הכי ברורה מאליה בתכנון אירוע קהילתי פיזי, אבל גם הקשה ביותר למדידה. איך נעשה את זה בפועל? כדי לחזק את תחושת המחוברות לקהילה או למותג, נדאג לפתוח ולסגור את האירוע עם מספר מילים אישיות כמנהלי הקהילה, ננצל את האירוע כדי להכריז על עדכונים או חדשות מעניינות, ונדאג לבחור במיקום ובדובר מעניינים כדי להגביר את ההתרגשות של חברי וחברות הקהילה מהאירוע.
ככל שמטרת האירוע תהיה מדויקת יותר, כך יגבר הסיכוי שתוכלו להתפקס בה ולהשיג אותה.
ועכשיו לחלק החשוב לא פחות: מדידה ולמידה
אז אירוע הקהילה עבר, ועכשיו מגיע שלב הפקת הלקחים. כדי לוודא שיש לנו פידבק מדויק ויעיל שאפשר ללמוד ממנו ולהשתפר לבאות, ההמלצה הראשונה שלנו היא לשלוח סקר לחברי וחברות הקהילה ביום האירוע (ואם אפשר מיד בסיומו). ככל שתעשו זאת קרוב יותר לסיום האירוע, כך יש סיכוי גבוה יותר שהפידבק יהיה אפקטיבי.
הסקר צריך לכלול דירוג של האספקטים החשובים ביותר באירוע עבור חברי וחברות הקהילה, ולאחר מכן פידבק בנוגע לכל אחד מהאספקטים הללו. לדוגמא: זה לא מספיק לשאול האם חברי הקהילה אהבו את הדובר שבחרתם, אלא מהי החשיבות של דוברים באירועים מבחינתם באופן כללי, כדי שתדעו באיזה אספקט כדאי לרכז את המאמצים שלכם באירוע הקהילה הבא.
ולסיכום.. ארבעה טיפים שכדאי לזכור:
- לפני שאתם מתכננים אירוע קהילה, חשבו על המטרה של האירוע ואיך היא מתכתבת עם מטרות העל של הקהילה שלכם
- וודאו שסוג האירוע שאתם בוחרים לקיים מתכתב עם המטרה שאתם רוצים להשיג
- שימו לב שהאלמנטים השונים באירוע: המיקום, הדובר, צורת הישיבה, מהלך האירוע וכו' תואמים את המטרה
- מדידה ולמידה: אל תשכחו להפיץ סקר או לקיים שיחות עם המשתתפים כדי לקבל פידבק איכותי על האירוע שיעזור לכם להשתפר להמשך.
בהצלחה! ואל תשכחו להזמין אותנו לאירוע הבא שלכם 🙂
