בואו נדבר על אירועי אופליין או כמו שאנחנו אוהבות לקרוא להם – אירועי אונלייף (קרדיט נצחי על הגאונות – לרוני קנטור).
בתקופת הקורונה, כשאירועים פיזיים לא התאפשרו, נחשפנו לעולם חדש של אירועי אונליין.
המצב החדש "הוציא" ממנהלי הקהילות יכולות חדשות ויצירתיות בלתי נגמרת, וקהילות למדו ליצור אירועי שיא מרובי משתתפים ולשמור על מעורבות גבוהה של חברי הקהילה שלהם- גם דרך המסך.
במציאות החדשה שנוצרה, בה חברי הקהילה "התרגלו" לקבל תוכן משמעותי גם מבלי לצאת מהבית, אנחנו נדרשים To level up- להעלות את רמת אירועי האונלייף, לרגש, לעניין. חברי הקהילה יצאו מהפיג'מה הנוחה שלהם, עמדו בפקקים, שילמו על חניה- והם מצפים לתמורה הולמת בדמות אירוע בלתי נשכח, שישאיר בהם חותם.
אם כבר יצא לכם לעשות אירוע כזה בעבר, אז אתם בטח יודעים שהפקת אירוע בכלל ופיזי בפרט זה עניין גדול ורציני. אבל גם כיפי, מחבר ומעודד מעורבות ותנועה בקהילה, לפני אחרי ותוך כדי.
יש כמובן המון שלבים, פרטים קטנים, העבודה לא נגמרת, ויש אינסוף פרצות לתקלים.
אז כדי להקל- ריכזנו עבורכם מניסיוננו צ'ק ליסט לאירועים, מעין תכנית עבודה שלב אחרי שלב בדרך לאירוע מושלם, כזה שכולם יזכרו וישתפו.
טרום האירוע:
הצבת חזון ומטרות לאירוע- יש לקבוע מראש מטרות לאירוע לטווח הקצר והארוך- מה נרצה להשיג בעקבות האירוע? האם האירוע הוא מקצועי/חברתי? מהי תמונת הניצחון שלנו מבחינת כמות משתתפים, מהלך האירוע והתוצאות שלו.
בחירת השעה- כשאנחנו חושבים על זמן האירוע, יש לקחת בחשבון את קהל היעד, הצרכים הייחודיים לו והזמינות שלו (לדוגמא- תכנון אירוע לקהל יעד המורכב מהורים לעומת סטודנטים). בנוסף יש לקחת בחשבון אירועים סמוכים שעלולים להשפיע על כמות המשתתפים ועוד.
לוקיישן – נרצה לבחור לוקיישן שמסייע למיתוג של האירוע. כשאנחנו בוחרים מיקום, נשאל את עצמנו- מה המכנה המשותף בין הלוקיישן לקהילה או לתוכן האירוע? כמובן תמיד מומלץ לבחור מקומות ייחודיים, "סקסיים", וכאלה שמצטלמים מעולה.
יש לקחת בחשבון את עניין הנגישות, האם קהל היעד שלי לא יגיע בעקבות לוקיישן מסוים?
זמן שיווק לאירוע – יש להתחיל לשווק את האירוע לפחות שבועיים וחצי שלושה מראש. למה? כדי לאפשר לכם שליטה על אופי הנרשמים, להספיק לשווק אותו לאורך זמן על מנת להגיע לכמה שיותר משתתפים מתוך קהל היעד, וגם כדי לאסוף מתעניינים להמשך (במידה והאירוע סולד אאוט).
תקציב- כשמתכננים אירוע, הצבת מגבלת תקציב מראש היא קריטית. התקציב יקבע את כל מהלך תכנון האירוע. כשקובעים תקציב, יש לקחת בחשבון את כל מרכיבי האירוע כמו: מקום האירוע, דוברים, כיבוד, שיווק, מיתוג, הסעות לאירוע/חניה.
תמהיל משתתפים – רצוי להקפיד על גיוון המשתתפים באירוע, עם דגש על מה שחשוב לכם (למשל: גיוון מבחינת גיל, מגדר ועוד ). מומלץ לחשוב על זה כבר דרך ההזמנה- לדוגמא, עיצוב ופונטים שידברו אל קהל היעד הרצוי. רעיון נוסף יכול להיות חשיפת התוכן או טיזר קטן ממנו שמדבר אל אותו קהל. באירועים שהם בתשלום, דרך טובה נוספת לשמירה על תמהיל משתתפים מדויק היא להתחיל מכירה מוקדמת "למקורבים" (בווטסאפ למשל), לפני שפותחים את המכירה לכלל המשתתפים.
התאמת האירוח לקהל היעד– נרצה להתאים את סוג ורמת האירוח באירוע בהתאם לקהל היעד שלנו, לשעת האירוע ולסגנון שלו.
טיפים לפרסום -רצוי לא לפרסם מראש את מכסת המשתתפים בהזמנה לאירוע, אלא להשתמש במילים כמו אירוע אקסקלוסיבי, מצומצם, פרטי, בוטיקי. למה? כדי לאפשר לכם משחק עם שינויי חלל, גודל, מניפולציות וסולד אאוט.
נוסח הזמנות – כשמנסחים הזמנה לאירוע, נבחר בטקסט מסקרן, מעניין ומניע לפעולה, כזה שמותאם לקהל היעד ב- Tone of voice, כזה שיגרום למשתתפים רצון לקחת חלק באירוע. בנוסף, וודאו שההזמנה כוללת לו"ז ברור של האירוע, כך שחברי הקהילה יידעו לקראת מה הם מגיעים ולמה לצפות.
תמחור אירועים – במידה והאירוע בתשלום, נתמחר את האירוע באופן שמדגיש את האיכות משמע לא נמוך מיד וגם (להשתדל) ללא הפסדים.
חסויות- חסויות יכולות לעזור לנו לכסות עלויות, אך גם לגייס משתתפים לאירוע ולמתג את האירוע בצורה טובה יותר.גיוס חסויות הוא תורה שלמה, ותוכלו למצוא עוד מידע בנושא בערכת גיוס החסויות שלנו.
האירוע עצמו:
מבנה האירוע – נרצה תמיד לדאוג לזמן היכרות ומינגלינג לפני ואחרי האירוע. זה הזמן בו אתם מתחברים לחברי הקהילה ולומדים להכיר אותם, והם מתחברים בינם לבין עצמם – מאוד חשוב!
הפתעה -תמיד טוב לשלב מרכיב הפתעתי באירוע, בדמות Giveaway, דובר בהפתעה או תוכן ייחודי אחר. המטרה היא ליצור באזז, ולהבטיח שידברו על האירוע גם אחרי. ההפתעה תמשוך גם יותר סיקור ותיעוד של האירוע מצד המשתתפים.
היכרות – כל אירוע קהילה חייב להכיל היכרות בין המשתתפים (במעגל, בשיחה, במשחק, שיתוף מראש של רשימת המשתתפים, Name Tags או כל רעיון שמפתח שיחה וכו'). ההיכרות חשובה על מנת לייצר רשת וגרעין שגרירים לקהילה, והיא גם תסייע לחברי הקהילה להעלות לייב מהאירוע, לפרסם פוסטים/סטוריז ולתייג אחד את השני, ועוד.
מיתוג– רצוי לשמור על קונספט אחיד משלב שיווק האירוע וההזמנה ועד למיתוג באירוע עצמו.
שילוב של המשתתפים בתכנון- כשמתאפשר, נרצה לנסות לפנות ל"כוכבים" שבדרך כלל פעילים בקהילה באופן אישי ולהניע אותם לקחת חלק פעיל בתכנון ולהביא חברים.
לוגיסטיקה– יש לוודא מראש שיש בידיכם רשימת אנשי קשר של כל הספקים הקשורים לאירוע, ושיש איש טכני מוגדר מראש שתפקידו לסייע עם תקלות טכניות במהלך האירוע. בנוסף, וודאו שהחלל הנבחר מכיל את כל האמצעים הדרושים לכם (מיקרופון/מקרן/ שולחנות+כיסאות וכו').
פלאן בי- באירועים רגישים יש לבצע חשיבה מראש על נקודות תורפה וליצור תוכנית ב' למקרה שדברים יכולים להשתבש.
משך האירוע ובחירות התוכן- וודאו שתוכן האירוע מותאם למשתתפים. בדקו מהם הנושאים "החמים" ביותר כרגע, והרלוונטיים ביותר לקהל היעד שלכם. התוכן צריך להיות עדכני ומעניין מספיק בשביל למשוך את המשתתפים. שקלו להביא דובר מתוך הקהילה שלכם, על מנת להגביר את המעורבות. בנוגע למשך האירוע, וודאו שהאירוע לא קצר מדי (כדי להצדיק את ההגעה של המשתתפים לאירוע פיזי), אבל גם לא ארוך מדי.
לאחר האירוע:
שיתוף בסושיאל מדיה– לאחר האירוע, נשתף פוסט בקהילה עם תמונות מהאירוע ותודות למשתתפים ולשותפים לדרך. חשוב על מנת לייצר תחושת FOMO אצל חברי הקהילה שהפסידו את האירוע, ורצון להגיע לאירועים הבאים.
פידבקים מהמשתתפים- רצוי לשאול תמיד את המשתתפים את דעתם על האירוע (באמצעות סקר/שיחות אישיות) כדי לדעת איך להשתפר ומה לשנות (או לא לשנות) להמשך.
זמן בין אירועים -רצוי לתכנן אירועים בתדירות של אחת לרבעון (או אחת לחודשיים במידה ויש ביקוש ליותר), כדי להשאיר "טעם של עוד" אצל חברי הקהילה.
בונוס- טיפ מנצח לסיום שרלוונטי לאורך כל הדרך
וודאו שאתם שומרים על קשר רציף בין האונליין לאונלייף, החל משלב פרסום ושיווק טרום האירוע ועד לשיקוף "הקסם" הפיזי לאחר האירוע, כדי לעודד את חברי הקהילה לקחת חלק באירועים הבאים.
ממליצות לשמור, לא לדלג על אף שלב וכמובן- להזמין אותנו לאירוע הבא שלכם!
