"צה"ל הוא מעין "כרובית". גוף שמתחלק ומתפצל להמון גופים קטנים שאין ביניהם תקשורת, וחלקם אפילו לא יודעים על קיומם אחד של השני. אין פלטפורמה אחת בה כל הארגון משתמש כמו סלאק, פייסבוק או לינקדאין, ולמצוא בעל תפקיד מסוים יכול להיות עניין מאתגר וכמעט בלתי אפשרי". אז איך בונים קהילה בגוף הגדול ביותר, והמורכב ביותר במדינה?
בפרק השני של הפודקאסט שלנו, חן הרשקוביץ -אוחיון, שותפה מייסדת ב-Community Forward, מארחת את רנית, ראש מדור קהילות בצה"ל. רנית מובילה את מהלך הקמת הקהילות בצה"ל בשנים האחרונות, החל מהקמה של קהילות חברתיות ודמוגרפיות, ועד לגילדות מקצועיות סביב תחום תוכן מסוים, כמו "המוצריה" המיועדת למנהלי מוצר, או קהילת המטאוורס בצה"ל.
_ _
איך הגעת לעסוק בתחום הקהילות בצה"ל?
לתחום הקהילות הגעתי כשגרתי בסין, עבדתי בקהילה היהודית במשך שנה, ניהלתי קשר עם תורמים וחברי קהילה מכל העולם. אחר כך עבדתי בארגון שנקרא act.il, מיזם משותף לאוניברסיטת רייכמן, לארגון IAC, ול- Maccabees task force שמטרתו לייצר קהילת אונליין של מתנדבים הפועלים למען ישראל בתחום ההסברה ברשת האינטרנט.
לניהול קהילות בצה"ל, הגעתי די במקרה, דרך הריטריט השני של Community Forward. בריטריט הכרתי את מי שהקימה את קהילת ״אשת חייל״. החיבור בינינו היה מצוין, והיא למעשה זו שמשכה אותי לתפקיד בצה״ל, והביאה אותי להתגייס מחדש לצבא.
איך צה"ל מגיע למצב שהוא מקים מדור שלם שעוסק בתחום הקהילות? ספרי לנו את סיפור ההקמה של המדור.
האמת היא שצה"ל הוא לא זה שהחליט להקים קהילות. הקהילות צמחו מלמטה לאורך תקופות שונות. אתחיל ואומר שיש קהילה אחת שאי אפשר לדבר על קהילות בצה"ל מבלי לציין אותה, וזו קהילת ״אשת חיל״ עליה דיברתי קודם. זו קהילת נשים שהוקמה על ידי סגן אלוף ה', שנועדה להוות מרחב לנשים ב״חופשת לידה״ בצבא, ועם הזמ היא התרחבה והפכה לקהילה משמעותית לנשים בקבע בכלל. הקהילה נתנה המון ערך לחברות בה ולארגון עצמו, ובעקבותיה החליטו בצה"ל שצריך להבין מה עושים עם תחום הקהילות ואיך מפתחים אותו.
סיפור הקמת המדור היה רלוונטי במיוחד עם כניסתו לתפקיד של הרמטכ"ל לשעבר אביב כוכבי, כיוון שזה התכתב מאוד עם התפיסה שלו לגבי רשתיות, חיבור גופים שונים בארגון ולחימה משולבת. משם עברו כמה שנים עד שתחום הקהילות התגבש והתפתח בפועל למה שהוא היום.
מהם הצרכים של צה"ל בהקמת קהילות? איזו מטרה הקהילות באות לשרת?
אלו היו השאלות הראשונות שהעסיקו אותי כשנכנסתי לתפקיד. צה"ל הוא הארגון הכי גדול במדינה, והפוטנציאל הוא אינסופי.
בהתחלה הייתי לבד, ולאט לאט בנינו מדור עם קצינה, חיילות וחיילים נוספים. בפועל, זיהינו מהר מאוד שני סוגים של קהילות שאפשר להקים:
- קהילות חברתיות/דמוגרפיות: קהילות סביב מאפיין חברתי או דמוגרפי המשותף לחברי הקהילה בסגנון של קהילת ״אשת חיל״.
- קהילות מקצועיות: גילדות מקצועיות העוסקות במקצוע מסוים כמו Date engineer או קהילות מקצועיות סביב תחום תוכן מסוים כמו חדשנות/מחקר ופיתוח כמו קהילת המטאוורס למשל.
אנחנו רואות שצצות סביבנו עוד ועוד פלטפורמות לניהול קהילות בארגונים. איך זה נראה בצה"ל?
זה מצחיק איך האתגרים והקשיים בהקמת קהילות הן בעצם גם הסיבות להקמת קהילות. כל מי ששירת בצה"ל יודע שמדובר בארגון גדול עם תרבות ארגונית היררכית. ישנן רשתות רבות בצה״ל אבל הן לא מדברות ביניהן. אין פלטפורמה אחת בה כל הארגון משתמש כמו סלאק, פייסבוק או לינקדאין. אפילו למצוא בעל תפקיד מסוים יכול להיות מאוד מאתגר. כלומר, האתגר שבנושא, הופך להיות הצורך בקהילה.
בנוסף, יש את נושא ביטחון המידע והמידור. אנחנו משתמשים לא מעט בפלטפורמות אזרחיות, אבל לא ניתן לנהל שיח ברשתות החברתיות על העבודה הרגישה והמקצועית של רוב הארגון.
כך שבעצם האתגר הוא כפול- אתגר של תרבות ארגונית ואתגר טכני.
קהילה במהות שלה משטיחה את ההיררכיה, אבל היררכיה היא מה שמאפיינת את צה״ל. איך מגשרים על הפער הזה?
כשניגשנו לראשונה למלאכה של הקמת הקהילות, הבנו שאנחנו רוצות לחכות מעט עם המקומות בהם יש סדר והיררכיה ברורה, כיוון שיש מספיק פוטנציאל בהקמת קהילות במקומות של תוכן מקצועי בהן הדרגות פחות משמעותיות. למשל, האזורים הטכנולוגיים והמחקריים בהן יש ״התעלמות״ מסוימת מהיררכיה ושיתוף ידע הוא מקובל.
דרך נוספת להתמודדות הייתה להבליט למפקדים את הערך שיתקבל משיח כזה, ולהבהיר איפה אנחנו נצמדים למבנה הפו"ש (פיקוד ושליטה), ואיפה אנחנו מאפשרים לדברים להתנהל ב"כאוס מנוהל".
איך הגדרתם מהי קהילה על פי צה"ל ומיהם קהלי היעד?
יש המון קהילות. אחד האתגרים הכי גדולים הוא להגדיר מהי קהילה בצה"ל. כדי להגדיר במי אנחנו מתמקדים, בחרנו להסתכל על קהילה דרך שתי פריזמות:
- יצירת קשרים – המטרה של מנהלי הקהילות היא לייצר קשרים בין חברי הקהילה, בגבולות גזרה מוסדרים.
- רתימת ממונים ותכנית – בחנו האם ישנם מפקדים בכירים שתומכים בקהילות, כדי לקבל אינדיקציה לשאלה: האם הקהילה משרתת מטרות ארגוניות והאם היא חלק מתכנית עבודה סדורה.
כיצד רתמתם את מקבלי ההחלטות והמפקדים למהלך?
בנינו שיטה למציאת המרחב החופף בין מה שהארגון רוצה להשיג לבין מה שחברי הקהילה הפוטנציאליים היו רוצים לקבל מהקהילות. עשינו זאת במסגרת תהליך שנקרא "המאיץ הקהילתי" שהוא מעין הליך סדור להקמת קהילה הכולל קבוצות מיקוד וסקרים, על מנת להבין מה המפקדים כמייצגי הארגון היו רוצים להשיג.
בעקבות התהליך זיהינו שבאזורים הטכנולוגיים והמקצועיים יש פוטנציאל מאוד גדול, כי המפקדים מעוניינים להעלות את המקצועיות של אנשים ולהשאיר אותם בארגון לאורך זמן. הדבר הבא שעשינו היה לאתר את האנשים המתאימים לניהול הקהילות (נוסף על תפקידם) ולדאוג להם לליווי ומסגרת ארוכת טווח – גם שתתן להם ידע מקצועי בנוגע לניהול קהילה, וגם שתלווה אותם, תפתור להם בעיות ותעזור להם להשיג משאבים.
אחד האתגרים היה שקהילות קמות כל הזמן מלמטה, והן לא תמיד מנוהלות לאורך זמן, או לא פוגשות יעדים ארגוניים. בזכות המאיץ הקהילתי, הצלחנו להגדיל משמעותית את כמות הקהילות ואת התפיסה הארגונית בנוגע אליהן.
קחי אותנו לרגעי ההצלחה של קהילה בצה"ל, איך נראית הצלחה כזו גם ברמה הכללית של מדור הקהילות, וגם ברמה האינדיבידואלית לכל קהילה בפני עצמה?
לפני שאנחנו מחליטות לבנות קהילה, אחת השאלות שאנחנו שואלות את עצמנו היא למה? אנחנו מיישרות קו בנוגע להגדרה של קהילה, ואת מי היא תשרת. אנחנו שואלות את המפקדים הבכירים מה הם היו רוצים להשיג באמצעות הקהילה, ואיך הם מגדירים את ההצלחה שלה מהבחינה הארגונית. אנחנו מנסים להגדיר יחד יעדי השפעה ואימפקט, לצד יעדים של מעורבות.
הדרך הכי קלה למדידה היא על פי כמות חברי קהילה וכמות אירועים, אבל אני שואלת את עצמי: "האם זה שיצרנו אירוע ענק, זה אומר שהוא שירת את המטרות לשמן הקמנו את הקהילה?" והתשובה היא "לא תמיד".
דוגמא למדד הצלחה יכולה להיות: "כמה אנשים הכרתי בתחום המקצועי שלי לפני ההצטרפות לקהילה וכמה אחרי?", או "כמה פרויקטים נולדו או כמה בעיות נפתרו בעקבות הקשרים שיצרתי או הידע המקצועי שצברתי בקהילה?" היעדים הללו הם עמוקים יותר ולכן קשה יותר למדוד אותם.
בשלב הבא, אפשר לדבר גם על יעדים הנוגעים לשותפויות שנוצרו יש מאין מתוך הקהילות. צה"ל הוא מעין "כרובית", גוף שמתחלק ומתפצל להמון גופים קטנים שחלקם אפילו לא יודעים על קיומם אחד של השני. כאן קשה יותר להציב יעד מדויק ומדיד מראש, אבל אנחנו כן שמים את זה לנגד עינינו, והאימפקט של זה יכול להיות מאוד משמעותי, והוא בא לידי ביטוי גם בתכנון מראש של המהלכים בקהילה. לדוגמא, אם המטרה היא לחבר בין אנשים, כנראה שלא נביא אותם למיטאפים בהם הם שומעים הרצאות באופן פסיבי, אלא נשבץ סשנים של היכרות, שולחנות עגולים ועוד.
יש קשר הדוק בין שלב הגדרת היעדים של האימפקט לבין בניית הקהילה.
קחי אותנו לרגע מיוחד בו מישהו מספר לך על סיפור הצלחה או אימפקט משמעותי שמלווה אותך כדוגמא
יש המון, ויש בעיני משהו חשוב להגיד על הסיפור של הפלטפורמות הדיגיטליות שהוא בעיני game changer. הוא איפשר לנו כמה דברים:
- להיפגש לא רק פיזית (על אף שהמפגשים הפיזיים הם חשובים ושם נוצר קשר עמוק), ולשתף ידע מקצועי וטכני 24/7 שהוא לא מסווג מכל מקום ובכל זמן.
- שימור ידע: צה"ל הוא אחד הארגונים שכוח האדם בו מתחלף בצורה המהירה ביותר, וכך גם הידע – ולכן חשוב לשמר אותו.
יש לי שני סיפורים הצלחה מעניינים לשתף. אחד הוא על אנשים שהקהילה שינתה בהם משהו ברמה האישית. למשל, אנשים שחשבו לעזוב את הארגון, ובזכות הקהילה גילו תפקיד במקום אחר לגמרי בארגון שמאוד מעניין אותם וביצעו את המעבר. המעבר הזה לא היה קורה לולא הקהילה, כי הם לא היו נחשפים לתקנים האלה.
סיפור נוסף הוא כל הנושא של ניהול מוצר. המוצריה היא קהילה עבור מנהלי מוצר בצה"ל, שקמה בגרסתה הרב זרועית ואוחדה לקהילה אחת במסגרת מאיץ הקהילות. הקהילה היא סוג של גילדה מקצועית.
אם נחזור לסיפור ההצלחה, בקהילת המתכנתים, מישהו סיפר באחד הסקרים שהפצנו לאחר אירוע לחברי הקהילה, שבזכות האירוע הוא הכיר מישהו שיש לו פלטפורמה טכנולוגית שהוא מנסה לפתח או לרכוש מבחוץ כבר חצי שנה. בעקבות החיבור ביניהם, הם הבינו שהם יכולים תוך כמה ימים לפתור את הבעיה, והם חסכו לצה"ל מיליוני שקלים וזמן.
כל כמה זמן אתם מבצעים תהליך של מדידת הצלחה, ובאילו אמצעים?
את המדידה אנחנו מבצעים בשוטף אחת לחצי שנה, וגם סביב אירועים מיוחדים שהתקיימו בקהילה. לדוגמא: אם יש אירוע גדול שהשקענו בו המון משאבים, אנחנו מפיצים סקרים בתפוצה רחבה. בנוסף, אנחנו מבצעים שיחות אישיות אחת לתקופה עם חברי הקהילה וגם עם המפקדים כדי להבין האם הקהילה משרתת את המטרות. זה לא משהו שיטתי מספיק לצערי, אבל אנחנו מנסות לעשות את זה אחת לתקופה.
מסכימה שצריך להסדיר יותר את תחום מדידת ההצלחה. אנחנו בדיוק עובדות ב-Community Forward על הנגשת מודל מדידת ההצלחה שלנו, שאותו אנחנו כבר מיישמות הלכה למעשה עם הלקוחות שלנו, ואנחנו בטוחות שיוכל לסייע גם לצה"ל.
אשמח שתשתפי אותנו בתהליך משמעותי שבוצע בצה"ל במסגרת מדור קהילות, והשפיע ברמה הארגונית?
יש לי כמה דוגמאות, אבל העיקרית שבהן היא איסוף הדאטא והשיח מתוך הקהילות (כמובן בהסכמת חברי הקהילה), על מנת להפיק ממנו תובנות באופן שיטתי. קהילה מאפשרת לאנשים להתבטא באופן חופשי יותר, לעומת סקר למשל שיש לו מגבלות מסוימות. הקהילה מאפשרת להבין באופן מהר יחסית מה אנשים חושבים ומה הם צריכים. פיתחנו פלטפורמה שמאפשרת איסוף נתונים והפקת תובנות. בזכות הפלטפורמה, כשחבר קהילה מעלה בעיה או סוגיה מסוימת, היא מגיעה למפקדים הבכירים תוך כמה שעות. זה אפשר לנו להגיע להחלטות בצורה מהירה, ולגרום לאנשים להרגיש שקולם נשמע.
אילו אתגרים קיימים אצלכם בקהילות? אשמח שתשתפי אותנו בדוגמא לאתגר או משבר שחוויתם
כמו בכל פרויקט חדש, יש המון אתגרים. דיברתי קצת על האתגרים הטכניים של העברת מידע בפלטפורמות דיגיטליות בעיקר בהקשרים של מידור וביטחון מידע. אתגרים נוספים הם:
- שינוי התרבות הארגונית וצורת החשיבה בארגון – קהילות בעיניי הן מבנה ארגוני, אבל יש מאחוריהן ערך. אני למדתי מקומיוניטי פורוורד את המשפט היפה: Community over Competition. הוא מלווה אותי ואני משתמשת בו המון. המסר הזה הוא לא תמיד חלק מהתרבות, ואנחנו מנסים לשנות את צורת החשיבה ולהראות את המקומות שבהן אפשר בזכות הקהילות לשתף פעולה, לשתף מידע ולעבוד יחד כדי לעלות כולנו רמה. זה לא תמיד קל, לא כולם מוכנים לוותר על הנכסים ועל הקרדיט שלהם.
- רתימת המפקדים ומקבלי ההחלטות בארגון לתמיכה בקהילות לאורך זמן – השאיפה היא שהקהילות לא יתבססו רק על המוטיבציה של מנהלי הקהילות והחברים, אלא שזה יגובה במשאבים, באנרגיה ובקשב מצד הארגון. אחד המסרים החשובים ביותר הוא שקהילה היא לא ניצחון מהיר, היא מרתון. צריך להשקיע בה מאמץ ומשאבים. את הפירות רואים לאורך זמן, ולעתים קשה גם למדוד אותם.
מאיזו קהילה את שואבת השראה במסגרת המדור והפעילות שלך?
יש המון קהילות שהיו ועדיין משמעותיות עבורי בשלבים שונים בחיים. בקהילת אשת חיל למשל, המנהיגות של סגן אלוף ה' מעוררת השראה בעיניי. הקהילה הזו נמצאת שם בשביל נשות הקבע בכל השלבים המשמעותיים של חייהן. גם הקהילה של מנהלי הקהילות של Community Forward מאוד משמעותית עבורי ברמה המקצועית. זוהי צומת של כל הצמתים, להיות חלק ממקום שיש בו את האנשים היוזמים והמאפשרים ביותר, שרוצים לעזור אחד לשני, ויצרתי בעקבותיה המון חיבורים גם ברמה המקצועית וגם ברמה האישית.
ולסיום, אם היית קהילה, איזו קהילה היית?
נראה לי קהילת אמנים, בסגנון של הברנינג מן. קהילה שעושה הרבה בלאגן ורעש.
***
אם אתם חושבים להקים קהילה בארגון שלכם, או מעוניינים ליצור שיתוף פעולה בין המותג שלכם לבין קהילות דיגיטליות קיימות, נשמח ללוות ולייעץ לכם.
מוזמנים לפנות אלינו דרך האתר, או במייל: [email protected].
