כיום, לאן שלא מסובבים את הראש, אפשר למצוא קהילה. בין אם היא חברתית, עסקית, מקצועית, גיאוגרפית, או פנים ארגונית, קהילות הפכו לנדבך מרכזי ומהותי בחיינו. אך לאחר שמרימים את מכסה המנוע, מגלים שלא כל הנוצץ זהב. קהילות רבות לא מצליחות להגשים את המטרות לשמן הן הוקמו, חברי קהילה לא מרגישים שהם מקבלים ערך מוסף מהקהילה, לא מתפתח שיח מהותי ואיכותי ביניהם, והקהילות אט אט ננטשות לטובת מרחבים חדשים.
למה זה קורה?
קהילה היא למעשה מרחב המחבר בין אנשים בעלי מאפיינים משותפים, ובו (או דרכו) הם יוצרים מערכת יחסי גומלין זה/ו עם זה/ו המעניקה להם ערך. לכן, כאשר קהילה נבנית במנותק מצרכי האנשים, אין להם מוטיבציה או רצון אמיתי לקחת חלק במרחב, גם אם הוא נבנה כביכול עבורם.
אז מה עושים?
השלב הראשון בהקמת קהילה הוא בירור צרכי חברי הקהילה המיועדים שלכם. מטרה זו יכולה להיות מושגת בכמה דרכים: סקר שוק והיכרות עם קהילות אחרות הפועלות באותו שדה, שליחת שאלונים לקהל היעד המיועד שלכם, שיחות אישיות ועוד.
בבלוג הזה אנו נתמקד בשיטת מיפוי הצרכים של קומיוניטי פורוורד, ונתאר את האופן שבו השיטה משתלבת בתכניות האסטרטגיות שיצרנו ללקוחות הארגון:
מפגש מיפוי צרכים –
אל מפגש מיפוי הצרכים אנו מגיעים לאחר שעשינו בירור פנים ארגוני לגבי הצרכים של הארגון / חברה / עמותה / אינדיבידואל להקמת קהילה. בירור זה אמור לתת לנו מושג כללי לקראת הקמת הקהילה, אך כדי לדייקו, אנו למעשה רוצים לפגוש ולשוחח עם חברי הקהילה בפועל.
כך למשל, כאשר בנינו תכנית אסטרטגיה למדור החדשנות של חיל האוויר, ידענו כי אנו מעוניינים להקים קהילה לאנשי חיל האוויר לשעבר שעוסקים כיום בעולמות החדשנות, וכאשר בנינו ליווינו את עמותת עתידים, ידענו שאנחנו מתעדים להקים קהילה לבוגרי העמותה. אך מיהו חבר הקהילה האולטימטיבי, מהם צרכיו, איזה ערך מוסף הוא או היא יכולים לקבל מהקהילה? את כל השאלות הללו השארנו למפגש מיפוי הצרכים:
צעד ראשון – הזמנת המשתתפים:
מפגש מיפוי צרכים מוצלח הוא זה המשלב בתוכו מגוון משתתפים: אנשים בעלי מוטיבציה ראשונית גבוהה לצד ספקנים. גברים לצד נשים. מבוגרים לצד צעירים. אנשי מרכז ואנשי פריפריה. הכל כמובן בתלות קונטקסט לקהילה המתועדת. הגיוון הזה יאפשר לכם לקבל תמונה אמיתית על צרכי חברי הקהילה, ולעיתים יגרור קבלת החלטות שונה מזו שחשבתם עליהם מלכתחילה.
שימו לב, כי ההזמנה למפגש מהווה לכשעצמה כלי אפקטיבי להזמנת חברי הקהילה לקהילה העתידית ועידוד השתתפותם. לכן, שתפו אותם בסיבה לשמה הם מוזמנים למפגש (אני רוצה לשמוע את הדעה שלך / אני רוצה להקים קהילה שתיתן לך ערך אמיתי), תנו התראה מספקת למפגש (כשבועיים מראש), וביחרו לוקיישן נוח, נגיש ומותאם לוויב של הקהילה שאתם שואפים להקים.
למשל:
בקהילה של עמותת בוגרים המפגש התקיים בביתו של שאול מופז (בוגר העמותה, המפגש התקיים באיזור פריפריאלי בהתאם למטרות ואג'נדת העמותה), בקהילת של מדור חדשנות של חיל האוויר המפגש התקיים ב- Impact Labs, ובקהילה של חברת שמיים שקהל היעד שלה הורכב בעיקרו מדמויות מפתח בכירות בארגונים, המפגש התקיים בלוקיישן מכובד ומזמין שנקרא "אבנס" בבית נחמיה.
צעד שני – תכנון המפגש ויצירת שאלות ללא הנחות מוצא
אחד הכשלים בניתוח צרכים הוא באופן שאילת השאלה. למעשה, האופן בו אנו שואלים את השאלה יכול במקרים רבים להטות את התשובה שתתקבל ועל ידי כך למסך את האמת, אותה אנו חותרים לגלות. כך למשל, אם נשאל: "מדוע X הוא מקום העבודה האולטימטיבי", אנו למעשה מטים את הנשאל לציין רק את הדברים החיוביים ב-X ומונעים מעצמנו את היכולת ללמוד מה אנחנו יכולים לשפר.
במקום זאת, השתדלו לשאול שאלות ללא הנחות מוצא, כדי לקבל תשובות לשאלות שאתם רוצים לברר.
למשל:
- מה בוער בי? נשאל כדי להבין מה מטריד את קהל היעד ביום יום.
- מה היית רוצה שיקרה בקהילה? נשאל כדי ללמוד על הערך שאנחנו יכולים להעניק לקהל היעד.
- באיזה קהילות משמעותיות אתם לוקחים חלק כיום? נשאל כדי ללמוד על מרחבים אחרים.
צעד שלישי – שלבי קיום המפגש
את המפגש נתחיל בשיח פתוח של משתתפי המפגש בו מומלץ לדבר באופן שקוף וכן לגבי מטרות המפגש. ככל שתתנו לחברי המפגש את הביטחון וההבנה כי הם שותפים להקמת הקהילה וכי לדעה שהם יביעו יש משקל וחשיבות, כך יגבר הסיכויים לשיתוף הפעולה שלהם במפגש. כמו כן, פעמים רבות יש פער בתפיסה בין אנשים שונים לגבי מהי קהילה, ולכן חשוב בהקשר הזה לייצר תיאום ציפיות. במידה וכמות המשתתפים אינה גדולה מדי, אפשר לפתוח את השיח הראשון בסבב היכרות בין המשתתפים. לעומת זאת, במפגש מיפוי הצרכים שערכנו לעמותת עתידים השתתפו למעלה מ-30 בוגרים. במקרה זה, ערכנו סבב היכרות בקבוצת וואטסאפ ייעודית שהעמותה פתחה ובמפגש עצמו כל אחד אמר את שמו/ה וענה על השאלה "למה הגעתי לכאן היום".
לאחר שלב הפתיחה, מומלץ להתחלק לקבוצות דיון כשכל קבוצה מכילה בין 10-12 משתתפים ולה נציג אחד מטעמכם שמנחה את השיח. בקבוצות הדיון אנו שואלים את השאלות ללא הנחת המוצא, ומלקטים את התשובות והדיון שמתפתח ללא סינון וללא שיפוט. שימו לב בשלב הזה להזמין את כל משתתפי הקבוצה לדיון. אנשים רבים לעיתים מתביישים לקחת את הפוקוס וכדי לקבל ערך מירבי מהמפגש עליכם לשים לב גם לאנשים "השקטים" ולעודד אותם לשוחח. הקדישו לכל שאלה כ-15 דקות ועיברו לשאלה הבאה.
לסיום, החזירו את המשתתפים לשיח סיכום בו הם יכולים לשתף בתחושות שעלו להם בקבוצות השונות. שיח הסיכום יעזור לכם לקבל תמונה כוללת על הקבוצות השונות ויחבר את המשתתפים גם כן.
צעד רביעי – עיבוד התוצרים
רצוי שעיבוד תוצרי מפגש מיפוי הצרכים יתרחש כ-24 שעות לאחר המפגש עצמו. כך, מצד אחד אתם מעניקים לעצמכם זמן לעבד בעצמכם את התחושות שחוויתם במהלך המפגש ומאידך אינם מתרחקים בזמן יתר על המידה. כאשר אתם מעבדים את תוצרי המפגש עליכם למעשה לגבש תשובות קונקרטיות לשאלות שהצבתם לעצמכם בתחילת המפגש.
למעשה, שלב עיבוד התוצרים הוא השלב בו אנו מקבלים את ההחלטות הקונקרטיות הדרושות לצורך יצירתה של תכנית אסטרטגית מובנית להנעת הקהילה: מיהו קהל היעד הנכון לקהילה? באיזו פלטפורמה כדאי להשתמש? איזה תוכן יהיה בקהילה? מהו הערך המוסף שאנחנו יכולים להעניק לחברי הקהילה וכיוצא באלה. מומלץ מאוד גם לשתף את חברי הקהילה שלקחו חלק במפגש מיפוי הצרכים בתוצרים (תמונות ותובנות), ואולי אף להזמין אותם להמשיך ולהשפיע, כדי להעביר את המסר הברור כי הם שותפים אמיתיים למהלך.
