10 טיפים + 1 לארגון אירועי אונליין / צופית הרלינג
משבר הקורונה מאלץ מנהלי קהילות רבים לבטל מיטאפים ואירועים, ולכן זו הזדמנות לארגן אירועים מרובי משתתפים מרחוק כדי לשמור על הפעילות השוטפת בקהילה, כאלו שאין לאף אחד ואחת תירוץ להתחמק מהם.
קבלו את הטיפים שלי מניסיון של ארגון אירועי אונליין מסוגים שונים – של אנשים שמכירים אחד את השני, של כאלו שלא, של אנשים שנמצאים במדינות שונות ועוד. לי יצא בעיקר לעבוד עם פלטפורמת Zoom אבל יש עוד המון, כמו Go To Meeting, Same Page, Join.me, חלקן יעודיות לאירועי אונליין וחלקן משלבות זאת יחד עם פיצ'רים נוספים לעבודה משותפת.
גילוי נאות: אני תומכת נלהבת של שימוש בטכנולוגיה כדי לקיים מפגשים מרחוק, במיוחד אם חברי הקהילה שלכם מרוחקים גיאוגרפית אחד מהשניה. מקווה שזו תהיה הזדמנות בשבילכם לראות איך אפשר להרחיב את מנעד האירועים שיש בקהילה.
- מבחינת התארגנות אירועי אונליין דומים לארגון אירועי אופליין, רק שהפרטים שצריך לדאוג להם בעולם האמיתי מקבלים צורה אחרת בעולם הוירטואלי. חישבו על זה כשאתם מארגנים את האירוע.
- לפני שאתם מארגנים אירוע אונליין, שאלו את עצמכם מהו סוג האירוע שאותו תרצו לארגן ואיך הייתם רוצים שהוא ייראה. זה יעזור לכם לבחור פלטפורמה ולהבין מהו התקציב וההכנה שנדרשים מכם. אם אתם רוצים שיראו רק את המנחה ואת הדובר, ובינר זו אופציה טובה, שגם מאפשרת לשאול שאלות ותשובות. אולי אתם רוצים שכל הנוכחים יוכלו לדבר האחד עם השני, וישנן גם פלטפורמות שמאפשרות חלוקה ל"חדרי שיח" מקבילים.
- הכינו את המשתתפים טרם אירוע האונליין: דאגו לספק להם את האג'נדה. אם מדובר באירוע מצומצם, שווה להקדיש את תחילת האירוע להצגה של כל המשתתפים. אם זהו אירוע שמטרתו לייצר שיח בין המשתתפים, הסבירו כיצד אמור להתנהל השיח הזה. אם באירוע המשתתפים רק צופים ולא ניתן לראות אותם, הסבירו להם כיצד הם יכולים להגיב או לשאול שאלות בזמן אמת.
- הכינו את מי שמעביר את האירוע בעוד מועד: דאגו שהם יודעים להשתמש בפלטפורמה, מבינים מתי הם צריכים "לעלות" לאירוע במקרה ומדובר בכמה משתתפים, יודעים כיצד עליהם לתקשר עם המשתתפים האחרים – וכל פרט חשוב אחר שחשוב לקיום רציף של האירוע.
- אם אתם או מישהו מטעמכם לא מנחה את האירוע ואתם מאפשרים למשתתפים לערוך אותו בעצמם – דאגו שהם יודעים מי המנחה. אפשר בהחלט גם להחליט רנדומלית כשאתם שולחים את פרטי האירוע (טוב לקבוצות קטנות) ומודיעים לאדם שהוא האחראי, ה-"Moderator".
- קביעת מועד האירוע: חישבו על המשתתפים שלכם – באיזו שעה יהיה להם יותר נכון להתחבר לאירוע? האם הם ממדינות שונות וצריך להתאים את האירוע בהתאם? אם כן, גם בעת הזימון יש פלטפורמות נוחות שמאפשרות לכם לשלוח זימון מותאם לאזור הזמן של כל משתתפת ומשתתף.
- פרסום האירוע: מלבד פרסום רגיל של האירוע, כדאי גם לפרסם הנחיות מיוחדות אם נדרש מהמשתתפים שלכם כאלו. אם נניח אתם רוצים שכולם יהיו משתתפים פעילים, בקשו מהם מראש להתכונן להשתתף ולהיות עם מיקרופון ומצלמה במצב On, ולהכין שאלות. בנוסף, חשוב להסביר גם כיצד מצטרפים לאירוע מבחינה טכנית. כך המשתתפים יוכלו להיערך מראש ולהתארגן.
- פרטים טכניים: באירוע אונליין הפרטים הטכניים שצריך לדאוג אינם שונים מאירוע האופליין. את המיקרופון מחליף כפתור הספיקר, את הכבל שמחבר בין המחשב למסך מחליף כפתור share screen ואת השאלות והתשובות מחליף הצ'ט. ודאו שאתם והמנחים נמצאים בסביבה שקטה וכי חיבור האינטרנט שלכם עובד טוב. מומלץ מאוד לעשות טסטינג לפני האירוע כדי לוודא שהכל עובד כמו שצריך ושלא יהיו בלת"מים.
- בעת האירוע: נכון באירוע פיזי יש את מי שנמצא בעמדת ההרשמה, מי שנושאת את דברי הפתיחה, מי שדואגת לפרטים הטכניים וכו'? כך גם באירוע האונליין, במיוחד לגדולים שבהם. דאגו שיהיה מישהו שיבדוק בפלטפורמה הראשית של הקהילה (קבוצת הפייסבוק/ווטסאפ וכו') שלמשתתפים אין בעיות טכניות עם כניסה לאירוע, שיהיה מישהו שבודק שהשאלות בצ'ט מקבלות מענה וכו'. יש פלטפורמות שמאפשרות לשלוח הודעות אישיות וכלליות למשתתפים בוובינר, כך שתוכלו להתריע באופן פרטי על תקלה או להעיר את תשומת הלב של מי שצריך.
- ועוד בעת האירוע: תשומת הלב של המשתתפים קלה יותר להסחת דעת וקל יותר "לאבד" אותם. בדיוק בשביל זה כל ההכנה שעשיתם בשלבים הקודמים תסייע לכם כדי ליצור אירוע מתוקתק ובעל ערך לחברי הקהילה.
- לאחר האירוע: ברוב הפלטפורמות יש אפשרות להקליט, מה שמעניק את היכולת למשתתפים שלא יכולים להיות באירוע לצפות בו בזמן שנוח להם. תוכלו גם להשתמש בחומרים מהאירוע עבור פעולות שיווקיות.
אפשר לכתוב על הנושא עוד הרבה אבל אלו הנקודות העיקריות. השתמשו בהם כדי לארגן אירועים מגוונים לא רק בעיתות משבר, והכי חשוב – רק בריאות!
—-
צופית הרלינג היא יזמית בעלת ניסיון של מעל לעשור בארגון אירועים, הובלת קהילות ויצירת תוכן, באונליין ואופליין.
היא הקימה ומנהלת את Connecteur לייעוץ ליזמים וחברות, מנהלת פרויקטים ואחראית על שימור משתתפות ב-;she codes, ומייסדת שותפה של קהילה ליזמיות חברתיות הייטקיסטיות בחו"ל. בין השאר עבדה עם ארגון היזמים הבינלאומי 'Entrepreneurs Organization וניהלה פרויקטים במגזין פורבס ישראל.
Photo by Jakob Dalbjörn on Unsplash
