מנהלי קהילות במדיה החברתית עומדים בפני אתגרים רבים מספור, אשר את רובם לא רק שהמשפט עדיין לא הסדיר, אלא שהוא עוד לא יודע בכלל איך להתמודד איתם. אחד מהנושאים האלה נוגע למשתתפים הרבים שרוצים לתרום לפעילות הקהילה, בין אם על ידי העלאת פוסטים, ובין אם בפעילות אוף-ליין. במקור, הקהילות החברתיות הדיגיטאליות, החלו כזירת מפגש לבעלי תחומי ענין או תחביבים משותפים, ומי שהפעילו אותן עשו זאת בדרך כלל מתוך פאשן (תשוקה) לנושא מסוים, או מתוך תחושת שליחות. התוצאה היום היא שבקהילות פועלים הרבה "מתנדבים/ות", ואולי גם "מתמחים/ות". אבל האם הם אכן "מתנדבים/ות" מבחינת ההגדרה המשפטית של המונח? החשיבות של ההגדרה המשפטית רלבנטית להרבה ענינים, כמו למשל הזכות לקבל שכר; היות המתנדב/ת מבוטחים בביטוח לאומי למקרה שחלילה תיקרה להם תאונה בעת פעילות ההתנדבות; ועוד.

ככלל, החוק בישראל לא מכיר באפשרות להעסיק מתנדב ללא שכר. הביטוח הלאומי מגדיר רשימה מוגדרת ומוגבלת של עיסוקים שבמסגרתם אדם ייחשב כ"מתנדב": מי שפועל בהתנדבות, שלא בשכר (הוצאות אש"ל הקשורות בביצוע פעולת ההתנדבות אינן נחשבות לשכר) למען זולתו, והופנה להתנדבות הזאת על ידי גוף ציבורי המוסמך להפנות מתנדבים, וההתנדבות נעשתה למטרות שיש בהן תועלת לאומית או ציבורית. כלומר, רק מי שפועל במסגרת אחד מהגופים שהוכרו על ידי הביטוח הלאומי כרשאים להעסיק או להפנות מתנדבים, ייחשב כמתנדב לצורך חוק הביטוח הלאומי. החשיבות שהכרה הזו היא שיהיה למתנדב/ת כיסוי ביטוחי של המוסד לביטוח לאומי למקרה וחלילה הם ייפצעו תוך כדי ביצוע ההתנדבות, או בדרך אליה. את רשימת הארגונים שמוסמכים להפנות מתנדבים אפשר למצוא באתר הביטוח הלאומי, והיא כוללת ארגונים כמו האגודה למלחמה בסרטן, ויצ"ו, פעמונים, אקי"ם, ועוד. מי שאינם נמנים על הארגונים האלה לא רשאים להעסיק מתנדבים.

מה ההבדל בין מתנדב לבין עובד? עובד זכאי קודם כל לשכר עבודה, ולהגנה על זכויותיו במסגרת חוקי העבודה השונים. מהצד השני, העובד מחויב בחובות שונות למעסיקיו, כמו חובת אמון, חובת שמירת סודיות וכו'. מתנדב לא נהנה מהגנות משפט העבודה המגן, ולא חלות עליו באופן אוטומטי החובות שחלות על עובדים שכירים. יחסי עבודה הם התקשרות משפטית רשמית, ובדרך כלל לא אקראית. התנדבות יכולה להיות נקודתית וחד פעמית, ויכולה להיות גם לטווח ארוך.

אחד המבחנים העיקריים לזיהוי של מתנדב לעומת עובד, כפי שנקבעו על ידי בית הדין לעבודה, הוא המניע לביצוע העבודה. האם הפעולה נעשתה מתוך כוונה להפקת רווח חומרי, או שהפעולה נעשתה כאקט של ידידות, או במסגרת פעילות אקטיביסטית, תחביב או פנאי. המבחן הזה מוביל אותנו לסטטוס שלישי, מעבר לעובד או למתנדב, והוא מי שפועל במסגרת תחביבו, לתועלתו ולהנאתו.

אחד המקרים היחידים שבהם הנושא הזה נדון בבתי הדין לעבודה הוא בענינו של מי שניהל בזמנו את פורום מדע בוואלה במשך כעשר שנים. לאחר שהוא הודח מתפקידו (לאחר שסירב להישמע לכללי ניהול הפורום שקבעה וואלה, וסירב להתחייב שלא למחוק הודעות), הוא הגיש תביעה לבית הדין לעבודה בבאר שבע וטען שלמעשה היה עובד של וואלה משך כל השנים האלה, ולכן הוא זכאי לשכר עבודה וזכויות סוציאליות נוספות. מעבר לכך שבית הדין דחה את הטענות העובדתיות שלו לגבי השעות הרבות שהשקיע לכאורה בניהול הפורום, בית הדין גם השתכנע כי אין לראות בתובע יותר ממתנדב, ואף זאת ברף התחתון של הגדרת "מתנדב", שכן להבדיל מהתנדבות שמקורה בנדיבות ותכליתה נדבה ותרומה לזולת, למנהל הפורום אינטרס ותועלת אישית המופקים על ידיו מתפקיד זה. אל מול סמכות ניהול הפורום ומחוייבותו למחוק תכנים פסולים, ניתנים לו פרסום, הכרה ויכולת להציג עמדותיו ותפיסותיו באין מפריע, וסמכות אל מול גולשים אחרים. התובע שם מימש את תחביביו ולצורך כך היה מוכן על פי רצונו ויכולתו, להקדיש במסגרת הפורום שבו ממילא השתתף, זמן גם לצורך טיפול בענייני הפורום עצמו, דבר שכאמור העניק לו יתרונות משמעותיים על פני הגולשים האחרים בו ומעמד בכיר בפורום. מצד אחד, ניתן ללמוד מפסק הדין הזה כי אם מנהל הפורום אינו זכאי לשכר עבודה, הרי שכך בוודאי מי שאינם מנהלים אלא משתתפים זוטרים יותר. מאידך, מאז פסק הדין הזה עברו למעלה מעשר שנים, שהן נצח במונחי העולם הוירטואלי, ועולם הקהילות והפורומים צמח והשתנה לבלי היכר, וכך גם אופי הפעילות שבו, כך שנראה שיהיה צורך לבחון את הנושא שוב.

הפוסט מתנדבים וקהילות הופיע לראשונה ב-Community Forward.

לפי שמתחילים, יש שלב תכנוני קריטי ורצוי שלא להתחיל את התהליך בלעדיו >

מיפוי מסע הקליטה בארגון:

בכדי לבצע מיפוי מוצלח, אמליץ לענות על השאלות הבאות:

1. אילו משימות יש לבצע בארגון? יש לפרט את כל מה שלא עובד, כל מה שתקוע, מה שאתם לא מגיעים לעשות בעצמכם, ומה שאתם עושים – אך לא עושים אותו טוב.

2. אילו בעלי תפקידים יכולים לבצע את המשימות הללו? זהו שלב של גיבוש ופירוט כלל תיאורי התפקיד שתרצו לגייס, ומראש אמליץ שלא להתקבע על הגדרות תפקיד מסורתיות. אם אתם בעלי קהילה שכל מטרתה זה לשמח ילדים בבתי חולים, אז אפשר לקרוא לתפקיד "אחראי/ת אווירה". תנו הגדרות שמתאימות לאופי הארגוני ולמה שנדרש מהמועמדים. תיאור תפקיד הוא הויטרינה הראשונה שהמועמדים פוגשים בהתקשרות איתכם, תעשו זאת חכם ותקדישו מחשבה לקופי.

3. עריכת מודעה שמתאימה להוויה של הארגון. אם הארגון חברתי – לא מתאים לפנות לקהל בשפה רשמית מדי מבלי לתת את תחושת השליחות וחזון בארגון.

4. מהו ה-SLA לכל שלבי הגיוס? כמה זמן יעבור בין קבלת מועמדות לבין ראיון טלפוני, בין ראיון טלפוני לקבלת מייל דחייה / קבלה, בין קבלת מייל עד ליצירת קשר עם נציג.ה מהארגון וכו'.

5. מי בעל.ת התפקיד הכי מתאים לבצע את הראיונות? האם יש מישהו מנוסה?

6. האם שאר הארגון מוכן לקליטה של חברים חדשים? מי אחרי להכשיר את המצטרפים? כדאי לדאוג שלא יווצר מצב שגייסתם מצטרפים חדשים ואין מי שיכשיר אותם. תדאגו שהצוותים / החברים הקולטים יהיו מוכנים עם תוכנית קליטה מסודרת.

7. אם מדובר בארגון התנדבותי – מה אני כארגון יכול לתת למתנדבים חדשים? מה ה-added-value שלי? למה דווקא אצלנו?

שלב האיתור:

אחד האלמנטים הקריטיים ביותר לצוות יעיל ומועיל הוא – הטרוגניות. הכוונה היא לדאוג לגייס סביבכם אנשים שונים, מגוונים בדעותיהם והשקפותיהם. יש מנהלים שמרגישים בצעד כזה כמשהו מאיים, כי בסופו של דבר אנחנו רוצים להרגיש בטוחים בסביבה שלנו, וככל שננטרל את התחושות האלה – נוכל לצלוח במשימה ולהבין שגם הטובים מאיתנו הם עדיין טובים לצוות.

שלב הראיון:

את הראיון כדאי לחלק לשלושה רבדים – נייטרלי, ארגוני ואישי. רצוי תמיד – לפתוח ראיון בתיאום ציפיות של דקה אחת בלבד (מי אני, כמה זמן זה ייקח, על מה נדבר ומה השלב לאחר מכן) כך שגם הצד שאתם מראיינים ידע מה הולך לקרות.

רצוי לתחום את הראיון הראשוני ל-20 דקות, זהו די והותר זמן עבור רושם ראשוני. ברובד הנייטרלי, נדבר במשך 2-3 דקות על כל דבר שלא קשור למרואיין ולארגון / קהילה.

בחלק השני של הראיון נתייחס לאטמוספירה הארגונית, לעשייה, לערכים ול"אני מאמין" של הארגון. בחלק הזה יש לדבר במונחים של "רצוי" ולא "מצוי". למה? כי אתם רוצים לגייס מתנדבים / עובדים שידברו בשפה ובחזון שאתם שואפים אליהם ולכן זה השלב להראות את ה"דרישות" מבחינת התרבות הארגונית שלכם.

בחלק האחרון – האישי, כדאי לשים לב לתגובות המרואיינים לסיפור שסיפרתם. האם הם התחברו? האם יש להם השגות? רצוי להבין מה נובע מהשאלות שלהם ולקבל תמונה מלאה לגבי הציפיות שלהם מהתפקיד.

במידת הצורך – ניתן (ורצוי) לערוך ראיון נוסף בצורה פרונטאלית. בראיון כזה אפשר להכיר לעומק את האישיות שעומדת מולכם. בארגונים בלתי פורמאליים כמו תנועות וקהילות – יש משמעות מאוד גדולה לאג'נדה ולאישיות של הפרסונה בארגון. לכן, חשוב להתמקד בשאלות פתוחות שיכולות להעיד על ההתנהלות ברמה האישית של המרואיינים. למשל, איך היית פועל אם היית רואה… (סיטואציה שקרתה בארגון), איך היית מגיבה אם היו מבקשים ממך…. (כנ"ל).

בנוסף, חשוב לברר גם את עמדות המרואיינים על האקו-סיסטם הארגוני, על המותג / מוצר / שירות, היוזמות והתהליכים שמתחרשים כלפי חוץ. למשל, מה את חושבת על היוזמה החדשה שלנו? איך תספר על [הארגון] לחבר טוב?

מועמדים שראיינתם טלפונית ומצאתם לנכון שלא להמשיך איתם בתהליך – תכתבו להם מייל, תתייחסו לנקודות שעלו בראיון ותתנו פידבק כנה (אם אתם בעלי מקצוע). תהיו עדינים אך ברורים. אל תנסו לנחמד. פידבק אפקטיבי יכול לשנות למועמדים את הפרספקטיבה שלהם בהתנהלות בראיונות עבודה ואולי אפילו לסייע להם בהמשך, לא בא לכם להיות חלק מזה? מניסיון אישי זה סיוע שמאוד מוערך אצל המועמדים.

שלב ה-on-boarding:

תהליך הקליטה בארגון הוכח במחקרים רבים כחלק מכריע בהישארות של העובדים / מתנדבים בארגון. בשלבים שאחרי הגיוס יש לגבש מסע לקוח למצטרפים.

המסע יתחיל בכך שהמצטרפים החדשים יקבלו Welcome Mail שמסביר להם לאן הם הגיעו, מי הם אנשי הקשר הרלוונטיים עבורם. רצוי שהמייל יכלול מידע כללי על הארגון ועל ההוויה שלו, על החזון, על המיקומים הגיאוגרפיים (ככל וישנם), על המבנה הארגוני ועל הנכסים הדיגיטלים וערוצי ההתקשרות הארגוניים. למשל, אם לצוות יש שתי קבוצות וואטסאפ ולכל אחת מטרה שונה – אז צריך לצרף לינק לכל אחת מהקבוצות ולהסביר מה המהות שלה.

אם מדובר בגיוסים של מעל 3-4 מצטרפים, אפשר לערוך orientation-day, או באמצעות מפגש פיזי או באמצעות וובינר. המטרה היא להנגיש את כל הידע שהמצטרפים החדשים צריכים כדי לצלוח את הקליטה לארגון.

במידה ולארגון יש נוכחות פיזית (משרדים) כדאי להשאיר גם שי ממותג למצטרפים החדשים בעמדה החדשה שלהם.

מומלץ לשקול להשיק בארגון תוכנית BUDDY, מעין אח או אחות גדולים שיחפפו מבחינה מקצועית וחברתית את המצטרפים החדשים. שימו לב, כדאי לצוות אנשים שונים זה מזה ולאו דווקא בעלי אותם תחומי עניין.

כחודש אחרי הקליטה:

כדאי לשלוח שאלון שביעות רצון מתהליך הקליטה ההתאקלמות. זה יכול להיות גם באמצעות שיחת טלפון אם מדובר בארגון קטן. חשוב למדוד את שביעות הרצון של המצטרפים החדשים מהתהליך שהם חוו לאורך כל המסע הזה.

פרמטרים חשובים שיש לבחון: רצון מה-SLA, אופן השיח וההתבטאות של המראיינים, גילוי המידע הרלוונטי בתהליך הקליטה והאם ניתנו כל הכלים הרלוונטים כדי להיכנס לתפקיד בצורה טובה.

בשלב זה, כשהמצטרפים כבר התאקלמו קצת, כדאי להפגיש אותם עם דמות בכירה בארגון (ככל ומדובר בארגון מעל 20-30 אנשים). התייחסות אישית שכזו תורמת לתחושת החשיבות העצמית וההתייחסות של המצטרפים החדשים כלפי הארגון.

הפוסט פוסט אורח: על צוותים בארגונים לא פורמאליים (קהילות / תנועות) הופיע לראשונה ב-Community Forward.