פוסט אורח: על צוותים בארגונים לא פורמאליים (קהילות / תנועות)

מהו הנשק הסודי של גיוס צוות לתפארת?

לפי שמתחילים, יש שלב תכנוני קריטי ורצוי שלא להתחיל את התהליך בלעדיו >

מיפוי מסע הקליטה בארגון:

בכדי לבצע מיפוי מוצלח, אמליץ לענות על השאלות הבאות:

1. אילו משימות יש לבצע בארגון? יש לפרט את כל מה שלא עובד, כל מה שתקוע, מה שאתם לא מגיעים לעשות בעצמכם, ומה שאתם עושים – אך לא עושים אותו טוב.

2. אילו בעלי תפקידים יכולים לבצע את המשימות הללו? זהו שלב של גיבוש ופירוט כלל תיאורי התפקיד שתרצו לגייס, ומראש אמליץ שלא להתקבע על הגדרות תפקיד מסורתיות. אם אתם בעלי קהילה שכל מטרתה זה לשמח ילדים בבתי חולים, אז אפשר לקרוא לתפקיד "אחראי/ת אווירה". תנו הגדרות שמתאימות לאופי הארגוני ולמה שנדרש מהמועמדים. תיאור תפקיד הוא הויטרינה הראשונה שהמועמדים פוגשים בהתקשרות איתכם, תעשו זאת חכם ותקדישו מחשבה לקופי.

3. עריכת מודעה שמתאימה להוויה של הארגון. אם הארגון חברתי – לא מתאים לפנות לקהל בשפה רשמית מדי מבלי לתת את תחושת השליחות וחזון בארגון.

4. מהו ה-SLA לכל שלבי הגיוס? כמה זמן יעבור בין קבלת מועמדות לבין ראיון טלפוני, בין ראיון טלפוני לקבלת מייל דחייה / קבלה, בין קבלת מייל עד ליצירת קשר עם נציג.ה מהארגון וכו'.

5. מי בעל.ת התפקיד הכי מתאים לבצע את הראיונות? האם יש מישהו מנוסה?

6. האם שאר הארגון מוכן לקליטה של חברים חדשים? מי אחרי להכשיר את המצטרפים? כדאי לדאוג שלא יווצר מצב שגייסתם מצטרפים חדשים ואין מי שיכשיר אותם. תדאגו שהצוותים / החברים הקולטים יהיו מוכנים עם תוכנית קליטה מסודרת.

7. אם מדובר בארגון התנדבותי – מה אני כארגון יכול לתת למתנדבים חדשים? מה ה-added-value שלי? למה דווקא אצלנו?

שלב האיתור:

אחד האלמנטים הקריטיים ביותר לצוות יעיל ומועיל הוא – הטרוגניות. הכוונה היא לדאוג לגייס סביבכם אנשים שונים, מגוונים בדעותיהם והשקפותיהם. יש מנהלים שמרגישים בצעד כזה כמשהו מאיים, כי בסופו של דבר אנחנו רוצים להרגיש בטוחים בסביבה שלנו, וככל שננטרל את התחושות האלה – נוכל לצלוח במשימה ולהבין שגם הטובים מאיתנו הם עדיין טובים לצוות.

שלב הראיון:

את הראיון כדאי לחלק לשלושה רבדים – נייטרלי, ארגוני ואישי. רצוי תמיד – לפתוח ראיון בתיאום ציפיות של דקה אחת בלבד (מי אני, כמה זמן זה ייקח, על מה נדבר ומה השלב לאחר מכן) כך שגם הצד שאתם מראיינים ידע מה הולך לקרות.

רצוי לתחום את הראיון הראשוני ל-20 דקות, זהו די והותר זמן עבור רושם ראשוני. ברובד הנייטרלי, נדבר במשך 2-3 דקות על כל דבר שלא קשור למרואיין ולארגון / קהילה.

בחלק השני של הראיון נתייחס לאטמוספירה הארגונית, לעשייה, לערכים ול"אני מאמין" של הארגון. בחלק הזה יש לדבר במונחים של "רצוי" ולא "מצוי". למה? כי אתם רוצים לגייס מתנדבים / עובדים שידברו בשפה ובחזון שאתם שואפים אליהם ולכן זה השלב להראות את ה"דרישות" מבחינת התרבות הארגונית שלכם.

בחלק האחרון – האישי, כדאי לשים לב לתגובות המרואיינים לסיפור שסיפרתם. האם הם התחברו? האם יש להם השגות? רצוי להבין מה נובע מהשאלות שלהם ולקבל תמונה מלאה לגבי הציפיות שלהם מהתפקיד.

במידת הצורך – ניתן (ורצוי) לערוך ראיון נוסף בצורה פרונטאלית. בראיון כזה אפשר להכיר לעומק את האישיות שעומדת מולכם. בארגונים בלתי פורמאליים כמו תנועות וקהילות – יש משמעות מאוד גדולה לאג'נדה ולאישיות של הפרסונה בארגון. לכן, חשוב להתמקד בשאלות פתוחות שיכולות להעיד על ההתנהלות ברמה האישית של המרואיינים. למשל, איך היית פועל אם היית רואה… (סיטואציה שקרתה בארגון), איך היית מגיבה אם היו מבקשים ממך…. (כנ"ל).

בנוסף, חשוב לברר גם את עמדות המרואיינים על האקו-סיסטם הארגוני, על המותג / מוצר / שירות, היוזמות והתהליכים שמתחרשים כלפי חוץ. למשל, מה את חושבת על היוזמה החדשה שלנו? איך תספר על [הארגון] לחבר טוב?

מועמדים שראיינתם טלפונית ומצאתם לנכון שלא להמשיך איתם בתהליך – תכתבו להם מייל, תתייחסו לנקודות שעלו בראיון ותתנו פידבק כנה (אם אתם בעלי מקצוע). תהיו עדינים אך ברורים. אל תנסו לנחמד. פידבק אפקטיבי יכול לשנות למועמדים את הפרספקטיבה שלהם בהתנהלות בראיונות עבודה ואולי אפילו לסייע להם בהמשך, לא בא לכם להיות חלק מזה? מניסיון אישי זה סיוע שמאוד מוערך אצל המועמדים.

שלב ה-on-boarding:

תהליך הקליטה בארגון הוכח במחקרים רבים כחלק מכריע בהישארות של העובדים / מתנדבים בארגון. בשלבים שאחרי הגיוס יש לגבש מסע לקוח למצטרפים.

המסע יתחיל בכך שהמצטרפים החדשים יקבלו Welcome Mail שמסביר להם לאן הם הגיעו, מי הם אנשי הקשר הרלוונטיים עבורם. רצוי שהמייל יכלול מידע כללי על הארגון ועל ההוויה שלו, על החזון, על המיקומים הגיאוגרפיים (ככל וישנם), על המבנה הארגוני ועל הנכסים הדיגיטלים וערוצי ההתקשרות הארגוניים. למשל, אם לצוות יש שתי קבוצות וואטסאפ ולכל אחת מטרה שונה – אז צריך לצרף לינק לכל אחת מהקבוצות ולהסביר מה המהות שלה.

אם מדובר בגיוסים של מעל 3-4 מצטרפים, אפשר לערוך orientation-day, או באמצעות מפגש פיזי או באמצעות וובינר. המטרה היא להנגיש את כל הידע שהמצטרפים החדשים צריכים כדי לצלוח את הקליטה לארגון.

במידה ולארגון יש נוכחות פיזית (משרדים) כדאי להשאיר גם שי ממותג למצטרפים החדשים בעמדה החדשה שלהם.

מומלץ לשקול להשיק בארגון תוכנית BUDDY, מעין אח או אחות גדולים שיחפפו מבחינה מקצועית וחברתית את המצטרפים החדשים. שימו לב, כדאי לצוות אנשים שונים זה מזה ולאו דווקא בעלי אותם תחומי עניין.

כחודש אחרי הקליטה:

כדאי לשלוח שאלון שביעות רצון מתהליך הקליטה ההתאקלמות. זה יכול להיות גם באמצעות שיחת טלפון אם מדובר בארגון קטן. חשוב למדוד את שביעות הרצון של המצטרפים החדשים מהתהליך שהם חוו לאורך כל המסע הזה.

פרמטרים חשובים שיש לבחון: רצון מה-SLA, אופן השיח וההתבטאות של המראיינים, גילוי המידע הרלוונטי בתהליך הקליטה והאם ניתנו כל הכלים הרלוונטים כדי להיכנס לתפקיד בצורה טובה.

בשלב זה, כשהמצטרפים כבר התאקלמו קצת, כדאי להפגיש אותם עם דמות בכירה בארגון (ככל ומדובר בארגון מעל 20-30 אנשים). התייחסות אישית שכזו תורמת לתחושת החשיבות העצמית וההתייחסות של המצטרפים החדשים כלפי הארגון.